Der PC ist tot. Die Daten leben noch.
Montagmorgen, der Rechner bleibt schwarz. Kein Piepen, kein Logo, nichts. Darauf liegen mehr als zehn Jahre Arbeit: Fotos, Vorlagen, Outlook-Archive, das Tarifprogramm des Versicherers. So ging es diese Woche einem Versicherungsmaklerbüro, das wir betreuen.
Die Entscheidung war schnell getroffen: Zwei neue Arbeitsplätze müssen her. Die eigentliche Arbeit beginnt aber erst danach. Ein neuer PC ist in zehn Minuten ausgepackt. Bis er sich anfühlt wie der alte, dauert es deutlich länger. Wie wir das angehen, zeigen wir hier an diesem Fall.
Die Daten kommen von der alten Festplatte
Auch wenn der PC nicht mehr startet, ist die Festplatte meistens noch in Ordnung. Wir bauen sie aus, schließen sie per USB an den neuen Rechner an und kopieren die Daten direkt in die neuen Benutzerprofile. Das spart den Umweg über eine externe Sicherung und damit Stunden.
Wir kopieren dabei nicht alles. Mit umgezogen sind:
- Desktop, Dokumente, Bilder, Downloads und Favoriten
- Outlook-Archive (PST-Dateien)
- E-Mail-Signaturen, Office-Vorlagen und das eigene Wörterbuch
- Browser-Lesezeichen
Zwischenspeicher, temporäre Dateien und die Postfachkopie von Outlook bleiben draußen. Die baut Outlook ohnehin neu auf. So startet der neue PC sauber, ohne den Ballast der letzten Jahre.
Am Ende vergleichen wir Ordner für Ordner die Anzahl der Dateien. Bei diesem Kunden waren es über 40.000 Dateien und knapp 100 GB auf zwei PCs, ohne einen einzigen Kopierfehler.
Die Überraschung: 341 Bilder, die niemand öffnen kann
Beim Kopieren blieben 341 Bilder hängen. "Zugriff verweigert", selbst für den Administrator. Nach Berechtigungen sah das aus, war es aber nicht.
Die Bilder waren mit der eingebauten Dateiverschlüsselung von Windows geschützt. Jemand hatte im Juni 2014 in den Ordnereigenschaften einen Haken bei "Inhalt verschlüsseln" gesetzt, vermutlich ohne es zu merken. Zwölf Jahre lang fiel das nicht auf, weil die Dateien für die Benutzerin ganz normal aufgingen.
Der Schlüssel dafür hängt am alten Windows-Konto und an dessen Kennwort. Solange der alte PC lief, war das kein Problem. Jetzt heißt es: Die alte Festplatte muss noch einmal in einem anderen Rechner starten, und die Benutzerin meldet sich mit ihrem alten Kennwort an. Erst dann lässt sich die Verschlüsselung aufheben. Ohne das Kennwort wären die Bilder verloren.
Deshalb prüfen wir seit diesem Fall vor jedem Umzug, ob verschlüsselte Dateien dabei sind. Dann lässt sich das klären, solange es noch einfach geht.
Welche Programme fehlen eigentlich?
Kaum jemand weiß auswendig, was auf seinem PC alles installiert ist. Wir müssen den Kunden aber nicht fragen. Die Liste steht in der Registrierung der alten Festplatte, auch wenn der PC nicht mehr startet. Die lesen wir aus und vergleichen sie mit dem neuen Rechner.
Von über 80 Einträgen pro PC war der größte Teil Ballast: alte Treiber, Herstellerwerkzeuge, ein DVD-Brennprogramm, sogar ein Werbeprogramm, das sich irgendwann eingeschlichen hatte. Wirklich gefehlt haben:
- die Fachprogramme des Versicherers (Tarifprogramm, Maklerverwaltung)
- Firefox mit den gewohnten Lesezeichen
- der Treiber für das Multifunktionsgerät und das Programm für den Etikettendrucker
- ein Sicherheitstoken für die Anmeldung an einem Versicherungsportal
Dabei ist uns eine Falle aufgefallen, die viele neue PCs haben: Ab Werk ist oft eine Privatversion von Microsoft 365 vorinstalliert. Mit einem Firmenkonto lässt die sich häufig nicht sauber aktivieren. Wir haben sie entfernt und die passende Business-Version installiert, bevor der Kunde sich das erste Mal anmeldet.
Alles fertig, bevor der PC das Büro erreicht
Die beiden PCs stehen während der ganzen Vorbereitung bei uns in der Werkstatt. Drucker und Netzlaufwerke des Kunden sind von hier aus nicht erreichbar. Einrichten lässt sich trotzdem fast alles:
- Die Drucker im Büro sind mit Treiber und Adresse angelegt, einmal in Farbe und einmal fest auf Schwarzweiß.
- Der Etikettendrucker hing direkt an der Werkstattbank und läuft schon.
- Die Netzlaufwerke sind für jeden Benutzer mit dem gewohnten Laufwerksbuchstaben eingetragen und verbinden sich beim Kunden von selbst.
- Die Benutzerkonten haben die Rechte, die sie für ihre Arbeit brauchen.
- Die Daten der Fachprogramme sind von der alten Festplatte gesichert und liegen für die Installation bereit.
Beim Kunden heißt das: anschließen, anmelden, einmal Outlook und die Fachprogramme prüfen. Der Arbeitsplatz ist danach in kurzer Zeit wieder einsatzbereit, nicht erst nach einem halben Tag.
Was Sie für Ihr Büro mitnehmen können
- Warten Sie nicht auf den Totalausfall. Ein PC, der morgens immer länger braucht oder sich öfter aufhängt, kündigt seinen Abschied meist an. Ein geplanter Tausch ist entspannter als ein Notfall.
- Schreiben Sie Ihr Windows-Kennwort sicher auf. Im Notfall kann es über den Zugriff auf alte Daten entscheiden, wie die verschlüsselten Bilder gezeigt haben.
- Wissen Sie, wo Ihre Daten liegen? Alles, was nur auf einem einzigen PC liegt, ist bei einem Defekt gefährdet. Eine regelmäßige Sicherung oder die Ablage auf dem Netzlaufwerk schützt davor.
- Lassen Sie neue PCs vorbereiten. Vorinstallierte Software passt selten genau zu einem Betrieb. Wer das vorher gerade zieht, spart sich Ärger am ersten Arbeitstag.
Steht bei Ihnen ein PC-Tausch an, oder macht ein Rechner schon Probleme? Sprechen Sie uns an. Wir von Kalbfuß IT Lösungen in Bad Dürkheim kümmern uns um den Umzug, damit Sie am neuen Arbeitsplatz einfach weitermachen können.